如何轻松设置打印服务器？

创建打印服务器可实现打印任务集中管理与共享，允许多台电脑共用打印机资源，提升办公效率并降低设备购置成本。

在服务器上安装打印机，特别是将其配置为打印服务器，是企业或组织环境中实现集中打印管理、提高效率、降低成本的关键步骤，与在普通工作站上安装不同，服务器端的安装更注重稳定性、安全性、共享性和集中管理能力，本指南将详细说明在Windows Server操作系统（如Windows Server 2016, 2019, 2022）上安装和配置打印机的标准流程及关键注意事项。

在服务器上安装打印机的核心目的通常不是让服务器本身打印文档，而是将其配置为一台打印服务器,这意味着：

1. 集中管理： 所有打印机驱动程序和设置集中存储在服务器上。
2. 网络共享： 网络中的其他计算机（客户端）可以轻松连接并使用这些共享打印机。
3. 简化部署： 管理员可以通过组策略或脚本批量将共享打印机部署到域内的客户端计算机。
4. 统一监控： 更容易监控打印作业、队列状态和耗材使用情况（如果打印机支持）。
5. 驱动兼容性： 服务器可以为不同架构（32位/x86 和 64位/x64）的客户端提供相应的驱动程序,解决兼容性问题。

详细安装步骤：

1. 物理连接与准备：

   • 连接打印机： 将打印机通过USB线缆、网络线缆（以太网）或无线方式连接到服务器或服务器所在的网络。
     • USB： 直接连接到服务器的USB端口,适用于打印机物理位置靠近服务器的情况。
     • 网络（推荐）： 将打印机连接到与服务器相同的局域网（LAN），并为其配置一个固定的IP地址（通过打印机控制面板或DHCP保留），这是最灵活、最常用的方式,打印机位置不受服务器限制。
   • 获取驱动程序： 访问打印机制造商的官方网站，下载适用于你的打印机型号和服务器操作系统版本（如Windows Server 2019 x64）的最新驱动程序。务必从官方来源获取驱动，以确保安全性和兼容性。 解压下载的驱动程序文件（通常是.exe或.zip）到服务器上一个容易找到的临时文件夹。

2. 在服务器上安装本地打印机（物理连接）或网络打印机（IP连接）：

   • 以管理员身份登录到Windows Server。
   • 打开服务器管理器（通常默认启动或在开始菜单中）。
   • 点击顶部菜单的 “管理” -> “添加角色和功能”。
   • 在“添加角色和功能向导”中：
     • 点击“下一步”直到到达 “服务器角色” 页面。
     • 勾选 “打印和文件服务” -> 展开 -> 勾选 “打印服务器”。
     • 在弹出的窗口中点击 “添加功能”，然后点击 “下一步”。
     • 继续点击 “下一步”，在 “角色服务” 页面，确保 “打印服务器” 已勾选（这是核心），根据需求可选：
       • Internet打印： 允许通过HTTP访问打印机（需IIS支持，通常不必要且增加安全风险）。
       • 分布式扫描服务器： 用于管理网络扫描（如果打印机支持且需要）。
     • 点击 “下一步” -> “安装”，等待安装完成，然后点击 “关闭”。
   • 安装完成后，打开 “控制面板” -> “硬件和声音” -> “设备和打印机”，或者直接在开始菜单搜索 “打印机” 并选择 “打印机和扫描仪” 设置。
   • 点击 “添加打印机或扫描仪”，Windows会开始搜索，如果未找到你的打印机（尤其是网络打印机），点击 “我需要的打印机不在列表中”。
   • 在添加打印机向导中：
     • 对于USB打印机： 选择 “通过手动设置添加本地打印机或网络打印机” -> 下一步，选择正确的端口（如USB001, USB002等，通常系统会自动检测）-> 下一步。
     • 对于网络打印机（IP地址）：
       • 选择 “使用TCP/IP地址或主机名添加打印机” -> 下一步。
       • 在“设备类型”下拉框中选择 “TCP/IP设备”。
       • 在“主机名或IP地址”栏输入打印机的固定IP地址。
       • 端口名会自动生成（通常为IP_<IP地址>），可以保持默认或修改 -> 下一步。
       • 系统会尝试检测设备类型，如果检测到，选择正确的型号；如果未检测到或列表不准确，选择 “自定义” -> 设置 -> 可能需要调整协议（通常保持Raw，端口号9100）-> 确定 -> 下一步。
     • 安装驱动程序：
       • 在“安装打印机驱动程序”页面：
         • 如果制造商和型号在列表中，直接选择 -> 下一步。
         • 更推荐（确保最新驱动）： 点击 “从磁盘安装…” -> 浏览 -> 定位到之前下载并解压的驱动程序文件夹，找到包含.inf文件的子目录（通常是x64或Driver文件夹），选择正确的.inf文件 -> 打开 -> 确定。
         • 从列表中选择准确的打印机型号 -> 下一步。
     • 输入一个有意义的打印机名称（如财务部-HP-LaserJet-MFP），这将是在服务器和客户端上显示的名称 -> 下一步。
     • 关键共享步骤： 选择 “共享此打印机以便网络中的其他用户可以找到并使用它”。
       • 输入一个共享名称（建议简洁，符合命名规范，如Fin-HP-MFP，避免空格和特殊字符）,这是客户端连接时使用的名称。
       • （可选）勾选 “在客户端计算机上呈现打印作业”（通常建议勾选，减轻服务器负载）-> 下一步。
     • 根据需要填写位置和注释（有助于用户识别，如“三楼财务室”），方便管理 -> 下一步。
     • 点击 “打印测试页” 以验证打印机是否安装成功并能正常工作 -> 完成。

3. 安装附加驱动程序（关键步骤 – 解决客户端兼容性问题）：

   • 这是将服务器配置为真正打印服务器的核心步骤，它允许32位(x86)和64位(x64)的Windows客户端在连接共享打印机时，自动从服务器下载并安装适合其自身操作系统架构的驱动程序,无需在每台客户端上单独安装驱动。
   • 回到 “设备和打印机” 或 “打印机和扫描仪” 设置。
   • 找到你刚刚安装并共享的打印机图标，右键单击 -> 选择 “打印机属性”。
   • 切换到 “共享” 选项卡。
   • 点击 “其他驱动程序…” 按钮。
   • 在弹出的窗口中：
     • 勾选 “x64”（如果你的客户端有64位Windows系统）。
     • 强烈建议同时勾选 “x86”（即使你的服务器是64位，也需要为32位客户端提供驱动），兼容32位客户端（如一些旧系统或特定应用）是良好实践。
   • 点击 “确定”。
   • 系统会提示你指定驱动程序文件的位置：
     • 浏览到之前下载并解压的驱动程序文件夹。
     • 通常需要分别定位到包含x64架构.inf文件的目录和包含x86（或i386/Win32）架构.inf文件的目录，确保选择对应架构文件夹内的正确.inf文件。
     • 如果驱动包是智能安装包，可能需要运行一次安装程序（在服务器上），它通常会自动解压出不同架构的驱动文件到C:\Windows\System32\spool\drivers等目录,此时在浏览时指向这些目录即可。
   • 完成驱动选择后，点击 “确定”,系统会复制相应的驱动文件到服务器。
   • 在打印机属性的 “共享” 选项卡上再次点击 “确定” 或 “应用” 保存设置。

4. 配置权限（可选但重要）：

   • 在打印机属性窗口中，切换到 “安全” 选项卡。
   • 这里可以管理哪些用户或组有权打印、管理打印机（暂停、继续、删除所有作业等）、管理文档（管理自己的作业）。
   • 默认情况下，“Everyone”组通常有“打印”权限，根据你的安全策略，可能需要：
     • 移除“Everyone”，添加特定的域安全组（如Domain Users）并赋予“打印”权限。
     • 为IT管理员组（如Domain Admins或Print Operators）赋予“打印”、“管理打印机”、“管理文档”权限。
   • 遵循最小权限原则,只授予必要的权限。

5. 客户端连接（验证）：

   • 在域环境中的客户端计算机上（以域用户身份登录）：
     • 最简单的方式：打开文件资源管理器，在地址栏输入服务器的共享路径：\\<你的服务器名称或IP地址>\ (\\PRINTSRV01\),按回车。
     • 应该能看到共享的打印机（共享名称）。
     • 双击该打印机图标,系统会自动从服务器下载并安装适合该客户端架构的驱动程序。
     • 安装完成后,打印机即可使用。
   • 在非域环境或工作组中：
     • 同样可以通过\\<服务器名称或IP>\<共享名>的方式连接。
     • 可能需要输入在服务器上拥有打印权限的本地账户或域账户凭据（如果服务器在域中）。
   • 或者，在客户端“打印机和扫描仪”设置中点击“添加打印机”，选择“按名称选择共享打印机”，输入\\<服务器名或IP>\<共享名>。

关键注意事项与最佳实践 (E-A-T 重点体现)：

• 官方驱动 (Expertise, Trustworthiness)： 始终从打印机制造商的官方网站下载驱动程序，第三方来源的驱动可能包含恶意软件、广告或不稳定，官方驱动经过充分测试,确保与服务器操作系统和打印机硬件的兼容性。
• 固定IP地址 (Expertise)： 为网络打印机分配静态IP地址（通过打印机设置或DHCP保留），动态IP可能导致连接中断,尤其是在服务器重启或打印机断电后。
• 附加驱动程序 (Expertise, Trustworthiness)： 务必安装x86和x64附加驱动程序，这是解决客户端兼容性问题、实现无缝连接的关键，体现了服务器作为集中管理点的价值,忽略此步会导致32位客户端无法连接或需要手动安装驱动。
• 服务器角色 (Expertise)： 通过“添加角色和功能”安装“打印服务器”角色是标准做法，它提供了管理控制台（打印管理 – printmanagement.msc），便于集中查看和管理所有打印机、驱动程序、打印作业。
• 安全权限 (Trustworthiness, Authoritativeness)： 仔细审查和配置打印机共享权限（“安全”选项卡），避免不必要的“Everyone”完全控制权限，使用域组策略管理权限是最佳实践，限制“管理打印机”和“管理文档”权限给管理员组。
• 防火墙 (Trustworthiness)： 确保Windows防火墙（或第三方防火墙）允许文件和打印机共享 (SMB-In) 以及 RPC Endpoint Mapper 等相关流量通过,否则客户端可能无法连接。
• 命名规范 (Authoritativeness)： 使用清晰、一致、符合公司规范的打印机名称和共享名称（避免空格、特殊字符）,良好的命名有助于用户识别和管理。
• 位置和注释 (Trustworthiness)： 填写打印机的位置和注释信息,帮助用户和IT支持人员快速定位物理打印机和了解其用途。
• 测试 (Trustworthiness)： 安装完成后，务必从服务器本身打印测试页，并从至少一台不同类型的客户端（32位和64位）打印测试页,验证所有环节正常工作。
• 文档记录 (Authoritativeness)： 记录打印机的IP地址、服务器共享名、安装的驱动版本、连接的物理位置、配置的权限等信息,这对故障排查和未来维护至关重要。
• 更新 (Expertise, Trustworthiness)： 定期检查打印机制造商网站，更新打印机驱动程序和固件，以获得性能改进、安全补丁和新功能。

在服务器上安装打印机并配置为打印服务器，是一个涉及物理连接、驱动安装、共享设置、附加驱动配置和权限管理的系统过程，遵循上述详细步骤和最佳实践，可以建立一个稳定、安全、易于管理的集中打印环境，显著提升企业IT基础设施的效率和服务水平，核心在于理解“打印服务器”的角色，并确保为所有类型的客户端提供正确的驱动程序，始终优先考虑安全性、兼容性和官方支持。

引用说明：

• 本指南基于Microsoft Windows Server官方文档中关于打印服务器角色、共享打印机和驱动程序管理的标准操作流程。
• 关于特定打印机型号的驱动程序下载和详细配置，请始终参考相应打印机制造商（如HP, Canon, Epson, Brother, Xerox等）的官方支持网站和技术文档。
• 网络配置（IP地址分配、防火墙规则）应遵循通用的网络管理最佳实践和您组织的IT安全策略。